Pestaña Datos de excel

Pestaña Datos:

Procedemos ahora, a conocer y explicar para qué sirve cada una de las posibilidades que la pestaña «Datos» nos ofrece, recuerda, sólo conoceremos su función, más adelante, trabajaremos con algunos de sus elementos en ejemplos prácticos.

 

Sección «Obtener y Transformar»:

Obtener Datos Externos:

Como su nombre nos indica, nos permite obtener datos de la información externa al documento, ya sea a través de la web o de otros libros Excel, también a través de plataformas, servidores y otros programas.

 

Nueva Consulta:

Desde aquí puedes detectar, cambiar y conectar los datos de un modo sencillo, desde varios orígenes, puedes darles otra forma y redefinirlos para que se ajusten a tus propias necesidades.

Nueva Consulta: «Desde un Archivo»:

Te permite buscar los datos desde un archivo o libro Excel, un archivo de texto, XML, entre otros.

Desde una Base de Datos:

Como su nombre lo indica, Excel nos permite buscar los datos a trabajar, dentro de una base de datos ya elaborada.

 

Desde Azure:

También podemos importar nuestros datos desde Azure.

 

Desde otras Fuentes:

Excel también nos da la oportunidad de importar datos externos, desde muchísimas más fuentes, inclusive hasta en redes sociales.

 

Combinar Consultas:

Luego de haber conseguido nuestros datos, podemos combinarlos para hacer un solo grupo de datos, podemos anexar datos nuevos o editarlos.

 

Mostrar Consultas:

Como su nombre nos indica, nos enseña todas las consultas que se han hecho en el Libro de Excel. Se despliega un menú en el lado derecho del libro y desde allí podemos ver las consultas.

 

Desde una Tabla:

Nos permite crear una nueva consulta vinculada a la tabla de Excel seleccionada.

 

Fuentes Recientes:

Acá se administra y se conecta a fuentes recientemente utilizadas.

 

Conexiones:

 

Actualizar Todo:

Actualiza todas las fuentes dentro del libro de Excel y permite obtener los últimos datos.

 

Conexiones:

Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Se entiende por conexiones que son vínculos a datos externos al libro, que se pueden actualizar, si los datos de origen cambian.

 

Propiedades:

Nos permite administrar nuestras conexiones.

 

Editar Vínculos:

Como su nombre nos dice, nos permite modificar/editar los vínculos que estamos utilizando.

 

Ordenar y Filtrar:

Esta sección nos permite ordenar de manera ascendente/descendente nuestra información y también nos permite filtrarla, explicaré un poco mejor con un breve ejemplo:

 

Ordenar:

Para ilustrar un ejemplo, he decido crear una tabla con datos aleatorios y cargos aleatorios, simplemente para ejemplificar las funciones «Ordenar» y «Filtrar».

Se observa la tabla, que está desordenada.

 

Aplicamos la opción de «Ordenar»:

 

Seleccionamos la tabla que se desea ordenar, presionamos «Ordenar» y nos saldrá un cuadro, que nos dará las opciones para ordenar nuestra tabla según nuestras necesidades.

Ordenaremos nuestra tabla por el «Sueldo» de nuestros trabajadores (Ficticios), de menor a mayor (de forma ascendente) y le damos click en «Aceptar».

 

Como se puede observar la tabla se ordena de manera automática, ajustandose a nuestras exigencias y necesidades.

 

Ahora, procederemos a «Filtrar»:

Como su nombre nos indica, nos permite «Filtrar» la información, así podemos ubicar de manera más rápida los datos necesarios, seguiremos tomando el mismo ejemplo de la tabla realizada en el punto de «Ordenar», procedemos de la siguiente manera:

 

Al darle click en filtro, nos saldrán «unas flechas» que nos permiten filtrar cada una de las columnas de nuestra tablita, dependiendo de nuestra necesidad.
Por decisión aleatoria, decidí filtrar los «cargos», de la siguiente manera:

Click en la pestaña al lado de «cargo»:

 

Nos aparecerá un Menú así, que nos permite decidir que «Cargo» de nuestra tabla deseamos filtrar, nuevamente, decidí filtrar a los «Gerentes» desmarcando los otros cargos que existen dentro de la tabla.

 

Y el resultado es el siguiente:

 

Podemos observar que todos los demás han desaparecido (Nada que temer, están allí, sólo que filtrados) y sólo se han conservado aquellos que ocupan el puesto de «Gerente», indiferentemente del país de procedencia o el sueldo ganado.

 

Ahora, decidí, por otra necesidad, filtrar a los Gerentes y conservar a aquellos que ocupan cargo de Obreros y Empleados:

 

Y podemos ir haciendo esto mismo cuantas veces deseemos, sin importar el tamaño de nuestra tabla, siempre y cuando definamos que característica necesitamos ubicar en ella.

Para eliminar el filtro, simplemente nos debemos ubicar en «Borrar» y el filtro será eliminado.

 

La opción «Volver a aplicar» nos permite aplicar nuevamente el filtro.

Y la opción «Avanzadas», nos permite aplicar filtros más «complicados» con criterios más exigentes, como ya he dicho anteriormente, no me detendré a explicar esta parte, ya que esta sección es para explicar la pestaña «Datos», más adelante conoceremos esta función y su utilidad en un ejercicio aplicado más complejo.

Herramientas de Datos:

 

Esta función nos permite trabajar con los datos ubicados en las celdas.

Texto en Columnas:

 

Nos permite separar el texto que se encuentra en una sola columna en diferentes columnas, procederé a explicar con un ejemplo:

Ejemplo:
Paso Nº1: Selesccionamos la celda que deseamos separar en varias columnas. Damos click en «Siguiente»

 

Paso Nº2: El rectángulo azul, nos indica los centímetros de separación que habrán entre cada una de las celdas, (en cuanto espacio separaremos entre palabras de las celdas que decidamos separar) y, los recuadros rojos, (flechas), se pueden mover, para separar o juntar los textos dependiendo de nuestra necesidad. Damos click en «Siguiente»

 

Paso Nº3: El primer rectángulo rojo («Destino»), nos indica en qué celda deseamos que ubique nuestra nueva separación, hay que hacer una «Fijación» de la celda, colocando el símbolo » $ «, abajo, podremos ver la vista previa de como será separada nuestra celda. Damos Click en «Finalizar»

 

Paso Nº4: En éste paso, podremos ver el resultado de la separación de nuestra celda, ya nuestro texto no ocupa una sola celda, sino cuatro.

 

Relleno Rápido:

Este pequeño cuadro, se llama «Relleno Rápido» y nos permite (como su nombre nos indica) rellenar las celdas «vecinas», es decir, las que estén al lado, con información que sea semejante, lo ejemplificaré de la siguiente manera:

 

Tendremos dos columnas, una al lado de la otra, utilizamos la opción de relleno rápido y, Excel tomará las celdas vecinas como referencia para rellenar la información (es igual que usar un «Copiar», «Pegar»)

 

Quitar Duplicados:

Nos permite eliminar datos duplicados o que estén repetidos dos veces o más, seleccionamos un rango deseado y tocamos éste botón, Excel hará el resto.

Ejemplo:

Paso Nº1: Tenemos una tabla de datos, creada aleatoriamente, seleccionamos el rango y damos en «Quitar Duplicados»

 

Paso Nº2: Nos aparecerá un cuadro de diálogo de la siguiente manera, donde nos indica que columnas (o filas), tenemos seleccionadas, también nos da la opción de marcar que tenemos encabezados en la tabla, para que Excel no los borre.

 

Paso Nº3: Luego damos en Aceptar y Excel hará el trabajo automáticamente, parece una herramienta «un poco tonta», pero, debido a que esta tabla es pequeña, se pueden buscar los datos repetidos a simple vista, pero, si estamos trabajando en una tabla con más de mil datos, por ejemplo, nos ahorra un montón de tiempo.

 

Validación de Datos:

 

Nos permite ratificar, revisar y corroborar datos dentro de una tabla o varias tablas.

Paso Nº 1: Seleccionamos nuestro rango de datos (creado aleatoriamente) y, nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

 

Paso Nº 2: En el primer cuadrante de rojo, podemos observar la palabra «Permitir», esta nos permitirá seleccionar el tipo de datos que necesitamos ya sea fecha, horas, números enteros, decimales, entre otros. El segundo recuadro, «Datos», nos permite seleccionar datos que estén entre un rango (de 4 al 20, por ejemplo) todos los demás datos serán excluídos, números mayores que, números menores que, a partir de un número N, etc, «Mínimo y Máximo», nos permite declarar el dato mínimo que estamos buscando y el dato máximo que se busca.

 

Paso Nº 3: Luego de haber declarado los parámetros que deseemos, le damos a la flecha pequeña que está al lado del ícono de validación de datos, y nos dará la opción de «Rodear con un círculo los datos no válidos» (como se muestra en la imagen) o de borrar los círculos.

 

Paso Nº 4: Lo curioso de esta herramienta, es que dentro del rango de celdas que hayamos seleccionado, sólo podremos colocar los datos que hayamos espeficicado, si observan la siguiente imagen, algunos círculos han desaparecido, sólo porque cambié los datos (colocandolos dentro del rango exigido), pero, cuando traté de cambiar un dato, colocando otro no válido, Excel no me lo permitió.

 

Consolidar:

 

Resume y agrupa los datos que se encuentren en diferentes hojas de cálculos o distintas tablas, más adelante conoceremos con un ejercicio práctico esta función, muy útil.

 Relaciones:

Crea relaciones entre distintas tablas y agrupa los datos que consideres necesarios.

 Power Pivot:

Uno de los nuevos juguetes de Excel, es un complemento de Excel que se puede usar para realizar un análisis de datos eficaz y crear modelos de datos sofisticados. Power Pivot permite combinar grandes volúmenes de datos de orígenes diferentes, realizar análisis de la información rápidamente y compartir puntos de vista con facilidad.

 

Previsión:

Previsión se divide en dos partes:

Análisis de Hipótesis: También conocido como «Escenarios», nos permite evaluar diferentes situaciones bajo una misma condición, un ejemplo sería: Si tengo 10€ para gastarlos en golosinas se podrían crear diferentes situaciones a evaluar, cuantos chocolates podría comprarme, cuantos helados podría comprarme, qué tipos de golosinas, algunas más costosas que otras significarían menos cantidad, etc… Nos ayuda a evaluar todas las situaciones que podrías «enfrentar» teniendo 10€ para gastar en golosinas.

Previsión: Una previsión puede ayudarle a predecir aspectos, como las ventas futuras, los requisitos de inventario o las tendencias de los consumidores. Más adelante, conoceremos previsiones en ejemplos.

 

Esquema:

 

Agrupar: Agrupa filas o columnas.

Desagrupar: Separa/Desagrupa las filas o columnas.

Subtotal: Calcula (sumando) de manera rápida y automática las celdas del rango seleccionado, creando totales y subtotales.

 

 

Ejercicio 

Ordenar texto

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

 Para ordenar rápidamente en orden ascendente, haga clic en   (Ordenar de la A a la Z).

 Para ordenar rápidamente en orden descendente, haga clic en   (Ordenar de la Z a la A).

Notas:  Posibles problemas

 Comprobar si todos los datos están almacenados como texto    Si la columna que quiere ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de número o de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, presione Ctrl+1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en General, Número o Texto.

 Quitar los espacios iniciales    En algunos casos, los datos que se han importado de otra aplicación pueden tener espacios iniciales insertados delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o mediante la función RECORTAR.

Ordenar números

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

 Para ordenar de menor a mayor, haga clic en   (Ordenar del más pequeño al más grande).

 Para ordenar de mayor a menor, haga clic en   (Ordenar del más grande al más pequeño).

Notas: 

 Posible problema   

 Comprobar que todos los números se almacenan como números    Si los resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información, vea Corregir números con formato de texto aplicando un formato de número.

Ordenar por más de una columna o fila

Es posible que quiera ordenar por más de una columna o fila si tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, además, ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.

Nota: Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

1. Seleccione cualquier celda del rango de datos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la primera columna que quiere ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de estos procedimientos:

 Para ordenar por texto, número, o fecha y hora, seleccione Valores.

 Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Orden, seleccione cómo desea ordenar. Siga uno de estos procedimientos:

 Para valores de texto, seleccione De la A a la Z o De la Z a la A.

 Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

 Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.

 Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna según la que ordenar, seleccione la entrada y a continuación, haga clic en Eliminar Nivel.

Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden de las columnas, seleccione una entrada y haga clic en la flecha Arriba o Abajo situada junto al botón Opciones.

Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la columna que quiere ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

6. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

 Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono en la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior al ordenar por columna, y A la derecha para ordenar por fila.

Nota: No hay un criterio predeterminado de color de celda, color de fuente o icono. Debe definir el orden para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono de la ordenación, haga clic en Agregar nivel y a continuación, repita los pasos tres a cinco.

Asegúrese de seleccionar la misma columna en el cuadro Luego por y haga la misma selección en Orden.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que quiere incluir en la ordenación.